ایزو ۳۰۴۰۱ - سیستم های مدیریت دانش - ISO 30401

ایزو ۳۰۴۰۱ چیست؟

استاندارد ایزو ۳۰۴۰۱، الزامات و رهنمودهایی را برای استقرار، پیاده سازی، حفظ، بازنگری و بهبود یک سیستم مدیریت موثر برای مدیریت دانش در سازمان ها ارائه می کند. تمام الزامات استاندارد مدیریت دانش برای هر سازمانی، صرف نظر از نوع یا اندازه آن، یا محصولات و خدماتی که ارائه می دهد، قابل اجرا است.

سازمان ها باید بدانند که استاندارد ایزو ۳۰۴۰۱، نیازمند مستنداتی است که شامل اسناد و اطلاعات مختلف است. استاندارد مدیریت دانش، عمل مستندسازی دانش و اجرای سیاست ها و رویه ها برای حمایت از تصمیمات و اقدامات است. استاندارد ایزو 30401 همچنین نیازمند حل مسئله مبتنی بر تجربه است.

ماهیت استاندارد مدیریت دانش بر اساس ایزو 30401

هر سازمانی باید چارچوب سیستم مدیریت دانش (KMS) خود را توسعه دهد که با الزامات استاندارد ISO 30401 KMS همسو باشد. در نمودار سیستم مدیریت دانش زیر، چارچوب KMS با بندهای الزامی استاندارد ترسیم شده است تا درک کلی از نحوه تراز کردن برنامه KM افراد ارائه شود. همچنین درک کلی ایزو 30401 را در اختیار شما قرار می دهد.

سیستم مدیریت دانش دارای ابعاد متعددی است که نیاز به ایجاد، پیاده سازی، نگهداری و بهبود مستمر دارد. چه استانداردها را بپذیرید یا نه، در نظر بگیرید که هر برنامه یا پروژه KM دارای چرخه معمولی از قرار شکل زیر است.

پروژه با مشارکت مدیریت یا حمایت مالی آغاز می شود. سپس تیم KM طرح مورد نیاز سیستم KM را توسعه می‌دهد و سپس با توابع IT و سایر عملکردها برای طراحی شیوه‌های KM/سیستم فناوری اطلاعات یا توسعه فرآیندها کار می‌کند.

هنگامی که اینها به طور کامل توسعه یافتند، سیستم با انجام آزمایش، آموزش و مستندسازی پیاده سازی می شود. پس از راه اندازی سیستم، تیم باید از جامعه کاربر پشتیبانی کند و نقاط داده کمی و کیفی استفاده و اثربخشی را به دست آورد. با هدایت هر بازخورد، کاربر به سمت توسعه سیستماتیک، بهبود مستمر سیستم مدیریت دانش حرکت می کند و این سیستم همچنان در حال تکامل خواهد بود تا بتواند نیازهای دانشی سازمان را برآورده سازد و سرمایه هوشی و سرمایه فکری سازمان را ارتقا داهد.

اکنون، وقتی به الزامات استاندارد ایزو ۳۰۴۰۱ نگاه می کنیم، تقریباً از چرخه عمر اجرای KM پیروی می کند. همین امر با نگاشت چارچوب طراحی KMS به الزامات استاندارد ایزو 30401 نشان داده شده است. این به وضوح نشان می‌دهد که استاندارد چارچوبی را برای هر فرد و سازمانی فراهم می‌کند تا برنامه‌های KM را شروع کنند و چرخه عمر KM را بدون توجه به راه‌حل KM که هر کسی پیاده‌سازی می‌کند دنبال کند.

بیایید فرض کنیم، اگر سازمانی بخواهد با KM شروع کند، یا اگر باید KM را برای مدیریت و هیئت مدیره تعریف کنید، استاندارد ISO 30401 KMS نقطه شروع است که راهنمایی هایی را در مورد چگونگی توسعه سیستم های KM ارائه می دهد.

ماهیت ایزو 30401

در حالی که هدف ISO 30401 افزایش کیفیت مدیریت دانش است، باید زمینه اخذ ایزو را نیز فراهم کند. این یکی از الزامات مهم ISO 30401 است و نباید آن را سهل انگاری کرد.

یک سیستم مدیریت باید تعدادی از الزامات را برآورده کند. ISO 30401 شامل 10 الزام اصلی، 20 زیربند فرعی، 7 الزام جزئی و 36 سخنرانی است.

ساختار سطح بالای ISO 30401 تعریف اصطلاحات، محدوده استاندارد و مراجع هنجاری را پوشش می دهد. همچنین زمینه یک سازمان، رهبری، خط مشی، اهداف و اطلاعات مستند را پوشش می دهد. همچنین عدم انطباق و اقدامات اصلاحی را مورد بحث قرار می دهد. ارزش دانش با تأثیر آن بر هدف، اهداف و فرآیندهای سازمان تعیین می شود.

مدیریت دانش بر باز کردن ارزش بالقوه این منبع ارزشمند تمرکز دارد و در خدمت اهداف سازمانی است. رویکرد مورد استفاده باید مرحله‌ای باشد و چرخه‌های یادگیری و بازخورد را در خود جای دهد. مدیریت دانش برای موفقیت به ابزارها و روش‌های مختلفی نیاز دارد. سیستم های مدیریت دانش به عنوان فرآیند سیستماتیک جذب، مدیریت و به اشتراک گذاری دانش تعریف می شوند.

هدف استاندارد ایزو 30401

هدف از این ایزو برای مدیریت دانش، حمایت از سازمان‌ها برای توسعه یک سیستم مدیریتی است که به طور مؤثر ارزش‌آفرینی از طریق دانش را ارتقا داده و امکان‌پذیر می‌سازد. مدیریت دانش (KM) رشته‌ای است که بر روش‌هایی تمرکز دارد که سازمان‌ها دانش را ایجاد و استفاده می‌کنند.

مزایای استاندارد ایزو ۳۰۴۰۱

استاندارد ایزو 30401 محدوده و قوانینی را برای راه اندازی یک KMS کارآمد تعیین می کند. این استاندارد بین المللی به چارچوب بندی نظام مند ، برای درک بهتر سازمان و نیازهای آن کمک می کند.

کارایی، همکاری و رقابت چالش های دانش سازمانی هستند. این موضوع می تواند به عنوان یکی از بزرگترین دارایی ها در نظر گرفته شود زیرا:

• تصمیم گیری را تشویق می کند.
• کارایی فرآیند و بهبود مستمر را ارتقا می دهد.
• تاب آوری و سازگاری ایجاد می کند.
• باعث ایجاد رقابت می شود.

در جایی که دانش در دسترس تر باشد، امکان توسعه حرفه ای بیشتر است. مدیریت دانش یک مفهوم تعریف شده نیست، بلکه باید به عنوان یک دارایی در نظر گرفته شود که باید تکامل یابد. همچنین تشویق فرهنگی که در آن دانش ساخته و بازنگری می شود، که برای فرآیندها برای ایجاد ارزش ضروری است، مهم است. سازمان ها باید فناوری مناسبی را برای سازماندهی، بررسی و انتقال دانش را به طور کارآمد و ایمن در اختیار داشته باشند.

الزامات ایزو 30401

سیستم مدیریت دانش سازمان (KMS) مجموعه ای از سیاست ها و فرآیندهای متقابلی است که از مدیریت دانش سازمان پشتیبانی می کنند و برای پیاده سازی صحیح فرایندها و خط مشی ها، الزامات اجباری برای اجرای استاندارد ایزو 30401 یا سیستم مدیریت دانش وجود دارند که این الزامات عبارتند از :

1. اهداف: اهداف در این استاندارد باید مستند شوند و شامل موارد زیر باشد:
   1. باید نیازهای کسب و کار را برآورده کند و با اهداف تجاری هماهنگ باشد
   2. از نظر مزایا و اثرات قابل اندازه گیری (در صورت عملی) باشد
   3. باید پایش، اطلاع رسانی و در صورت لزوم به روز شود
   4. ممکن است کمی یا کیفی باشد و به مسائلی مانند ایمنی، زمان، ریسک، کیفیت هزینه، سهم بازار و تجربه مشتری مربوط باشد،
   5. ممکن است به نتایج کسب و کار، نتایج سازمانی، نتایج مرتبط با مشتری و/یا نتایج اجتماعی و زیست محیطی مربوط باشد (ISO 30401.6.2)
2. مسائل: سازمان باید مسائلی را تعیین کند که هم به هدف آن مربوط باشد و هم مرتبط باشد. بر توانایی آن برای دستیابی به اهداف KMS خود تأثیر می گذارد. (ISO 30401.4.1)
3. طرفهای ذی نفعان: سازمان باید اشخاص ذینفعی را که با KMS (ISO) مرتبط هستند تعیین کند.(30401.4.2).
4. الزامات: سازمان باید الزامات مربوطه طرفین را که از نظر عملکرد تجاری و سازمانی ساختار یافته است تعیین کند.(ISO 30401.4.2)
5. اولویت ها: سازمان باید الزامات را با تجزیه و تحلیل و ارزیابی آنها در بخش زمینه فرهنگ، محیط و زیرساخت آن اولویت بندی کند. (ISO 30401.4.2)
6. دامنه: سازمان باید حوزه های دانش را با درنظر گرفتن بیشترین ارزش برای سازمان برای تعیین محدوده KMS با در نظر گرفتن مسائل شناسایی شده و اولویت ها شناسایی، ارزیابی و اولویت بندی نماید. (ISO 30401.4.2)
7. توسعه دانش: سازمان باید برای ایجاد و حفظ فعالیت های سیستماتیک و رفتارهای مرتبط با حوزه آن برای مدیریت مؤثر دانش در طی توسعه مراحل آن اقدام کند:
   1. کسب دانش جدید
   2. بکارگیری دانش روز
   3. حفظ دانش فعلی
   4. رسیدگی به دانش منسوخ یا نامعتبر (ISO 30401.4.4.2)
8. جریان های دانش: سازمان باید برای ایجاد و حفظ فعالیت ها و رفتارهای سیستماتیک مرتبط با حوزه خود برای حمایت از انواع مختلف جریان های دانش اقدام کند:
   1. تعامل انسانی (یعنی مکالمات و تعاملات فردی و تیمی)
   2. نمایندگی (یعنی نمایش، ضبط یا کدگذاری)
   3. ترکیب (یعنی سنتز، آرایش، طبقه بندی و کشف)
   4. درونی سازی و یادگیری (یعنی ارزیابی و جذب دانش کشف شده) (ISO 30401.4.4.3)
9. توانمندسازهای مدیریت دانش: سازمان باید عناصر توانمندسازهای زیر را برای ایجاد یک KMS موثر یکپارچه کند:
   1. سرمایه انسانی (یعنی نقش ها و مسئولیت ها، پشتیبانی مدیریت ارشد)
   2. فرآیندها (یعنی فعالیت های دانش تعریف شده مانند درس های آموخته شده)
   3. فناوری و زیرساخت (یعنی ابزارهای مشارکتی و فضاهای کاری فیزیکی)
   4. حکمرانی (به عنوان مثال استراتژی، خط مشی، SLA، و کدهای رفتار)
   5. فرهنگ مدیریت دانش (یعنی هنجارهای به اشتراک گذاری دانش و یادگیری) (ISO 30401.4.4.4، ISO 30401 4.5)
10. تعهدات کلیدی: مدیریت ارشد باید رهبری و تعهد خود را با موارد زیر نشان دهد:
    1. تقویت ارزش های سازمانی که باعث افزایش اعتماد می شود
    2. حصول اطمينان از اينكه خط مشي و اهداف مديريت دانش تثبيت شده، قابل ارزيابي و همسويي با آنهاست. جهت گیری استراتژیک سازمان
    3. تأمین منابع مورد نیاز برای KMS
    4. اهميت مديريت مؤثر دانش و انطباق به یا فراتر از الزامات KMS
    5. مدیریت فرآیند تغییر به سمت پذیرش و کاربرد، و به سمت پرورش فرهنگی که برای مدیریت دانش ارزش قائل است، از آن حمایت می کند و آن را قادر می سازد
    6. اطمینان از اینکه KMS به نتایج مورد نظر خود دست می یابد
    7. هدایت، برانگیختن، الهام بخشیدن، توانمندسازی و حمایت از افراد برای مشارکت در اثربخشی KMS
    8. ارتقاء بهبود مستمر KMS
    9. حمایت از سایر نقش های مدیریتی مرتبط برای نشان دادن رهبری خود در صورت اعمال به حوزه مسئولیت خود (ISO 30401.5.1)
11. خط مشی: مدیریت ارشد باید یک خط مشی مدیریت دانش را متناسب با آن ایجاد کند هدف سازمان این است که:
    1. چارچوب، اصول راهنما را فراهم می کند و انتظارات کارگر را تعیین می کند
    2. شامل تعهد به رعایت الزامات نظارتی و سایر الزامات است
    3. شامل تعهد به بهبود مستمر است
    4. اشتراک دانش و حفاظت از دانش را متعادل می کند
    5. ابلاغ، درک و اعمال می شود (ISO 30401.5.2)
12. برنامه اقدام: یک برنامه اقدام باید برای رسیدگی به خطرات و فرصت های ناشی از آن تدوین شود. مسائل و الزامات شناسایی شده، که در نظر گرفته شده است:
    1. اطمینان حاصل شود که KMS می تواند به اهداف خود دست یابد
    2. جلوگیری یا کاهش اثرات نامطلوب
    3. دستیابی به بهبود مستمر(ISO 30401.6.1)
13. اقدامات اجرایی: سازمان باید اقدامات ناشی از برنامه اقدام را در الف اجرا کند. روشی که آنها را در فرآیندهای KMS ادغام می کند و باید اثربخشی این اقدامات را ارزیابی کند. (ISO 30401.6.1).
14. نقش ها و مسئولیت ها: برای هر هدف مدیریت دانش، سازمان باید تعیین و مستندسازی:
    1. چه کاری و توسط چه کسی انجام خواهد شد
    2. چه کسی پاسخگو خواهد بود
    3. چه منابعی مورد نیاز خواهد بود
    4. چه کسی مسئول خواهد بود
    5. چه زمانی تکمیل می شود
    6. نتایج چگونه ارزیابی خواهد شد (ISO 30401.6.2)
15. آگاهی. افرادی که تحت کنترل یک سازمان و (در صورت لزوم) سایر اشخاص ذینفع کار می کنند باید از موارد زیر آگاه باشند:
    1. خط مشی مدیریت دانش سازمان
    2. مشارکت و مسئولیت آنها در اثربخشی KMS
    3. مزایای بهبود عملکرد دانش
    4. پیامدهای عدم انطباق با الزامات KMS (ISO 30401.7.3)
16. ارتباطات: سازمان باید ارتباطات داخلی و خارجی مربوطه را تعیین کند. به KMS، از جمله ایجاد، مدیریت تغییرات، و پرورش اشتراک و استفاده (ISO 30401.7.4).
17. حداقل مستندات: الزامات مستندسازی یک KMS حداقل باید:
    1. اهداف مدیریت دانش (ISO 30401.6.2)
    2. خط مشی مدیریت دانش (ISO 30401.5.2)
    3. دامنه KMS (ISO 30401.4.2)
    4. سوابق شایستگی برای افرادی که با دانش درگیر هستند و از آن استفاده می کنند. سیستم مدیریت به عنوان بخشی از تکمیل وظایف و کار آنها (ISO 30401.7.2)
    5. سایر اطلاعات لازم برای اثربخشی مدیریت دانش سیستم (ISO 30401.7.5.1)

    اطلاعات مستند باید:

    • شامل مشخصات و توضیحات مناسب باشد (به عنوان مثال عنوان، تاریخ، نویسنده، شماره مرجع، کنترل نسخه)
    • دارای فرآیندهای بررسی و تأیید برای مناسب بودن، کفایت و در دسترس بودن پایدار آن است.
    • در قالب مناسب باشد
    • در یک محیط ذخیره سازی مناسب نگهداری شود
    • به اندازه کافی در برابر نقض اعتماد، استفاده نادرست و از دست دادن محافظت شود • به طور مناسب ذخیره و نگهداری شود، از جمله حفظ خوانایی
    • فعال کردن و/یا کنترل فعالیت های مربوط به توزیع، دسترسی، بازیابی و استفاده (ISO 30401.7.5.2)

    اطلاعات مستند خارجی باید در صورت لزوم شناسایی و کنترل شود. برنامه ریزی و بهره برداری از سیستم مدیریت دانش (ISO 30401.7.5.3).

18. انطباق و عملکرد. مدیریت ارشد باید تعیین و ابلاغ کند مسئولیت و اختیار برای:
    • اطمینان از انطباق KMS با استاندارد ISO 30401
    • حصول اطمینان از مشارکت مردم و کاربرد مؤثر KMS
    • گزارش عملکرد KMS به مدیریت ارشد
    • (ISO 30401.5.3)
19. کنترل و بهبود فرآیند. مدیریت باید فرآیندهای مورد نیاز برای موارد زیر را برنامه ریزی، اجرا و کنترل کند:
    1. رعایت الزامات اجباری این سیستم مدیریتی
    2. پرداختن به ریسک ها و فرصت های شناسایی شده
    3. اطمینان از بهبود مستمر KMS
    4. تشخیص، کنترل و تصحیح عدم انطباق ها در KMS
    5. برخورد با پیامدهای عدم انطباق و جلوگیری از تکرار

    این شامل موارد زیر است:

    • ایجاد معیارهایی برای فرآیندها و کنترل فرآیندها مطابق با شاخص آنها
    • بررسی پیامدهای تغییرات ناخواسته و انجام اقدامات در صورت لزوم
    • اطمینان از اینکه فرآیندهای برون سپاری کنترل شده و با KMS هماهنگ هستند
    • تعیین و انجام نظارت و اندازه گیری لازم از جمله گردآوری شواهدی مبنی برایجاد ارزش افزوده
    • انجام ارزیابی معمول عملکرد دانش و اثربخشی
    • KMS ممیزی های داخلی دوره ای انطباق، اجرا و نگهداری KMS
    • بررسی دوره ای مدیریت عالی تناسب، کفایت و اثربخشی KMS

    اسناد و مدارک مناسب باید به عنوان مدرکی نگهداری شود که اطمینان حاصل کند که فرآیندهای KMS طبق برنامه ریزی انجام شده است. (این شامل مستندات مناسب از فرآیندهای نظارت مدیریت است که در اینجا فهرست شده است.) (ISO 30401.8، ISO 30401.9، ISO 30401.10)

سیستم مدیریت دانش چیست؟

سیستم های مدیریت دانش سیستمی هستند که به شرکت ها امکان ایجاد، ذخیره و به اشتراک گذاری دانش را می دهد. KMS یک سازمان را قادر می سازد تا دانش را در یک مکان مرکزی جمع آوری کند. سپس یادگیری برای کارکنان در سراسر شرکت در دسترس قرار می گیرد تا در هر زمان به آن دسترسی داشته باشند. این می‌تواند هزینه‌های مرتبط با آموزش استخدام‌های جدید را کاهش دهد و بینش‌های ارزشمندی درباره الگوها و روندهای مشتری ارائه دهد که به افزایش درآمد کمک می‌کند.

سیستم مدیریت دانش می‌تواند پایگاه‌های اطلاعاتی قابل جستجو را برای بازیابی اطلاعات خاص مورد نیاز کارکنان، مشتریان یا سایر ذینفعان فراهم کند. هنگامی که همراه با یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) استفاده می شود، ممکن است برخی از فرآیندها را خودکار کرده و این منابع داده را در گردش کار فرآیند کسب و کار ERP ادغام کنند و کارایی را افزایش داده و خطاها را کاهش دهند.

سیستم های مدیریت دانش (KMS) برای بهبود کارایی سازمان ها استفاده می شود. آنها به افراد اجازه می دهند اطلاعات را به اشتراک بگذارند، پیدا کنند و از آنها برای تصمیم گیری سریعتر استفاده کنند. مدیریت دانش در مورد تسخیر، سازماندهی و استفاده از دانش به نفع یک سازمان یا جامعه است. این می تواند حول یک فرد یا گروه واحد ساخته شود، اما زمانی بهترین کار را دارد که در بین همه اعضای یک سازمان به اشتراک گذاشته شود تا چیزی به نام "آگاهی مشترک" ایجاد شود.

مقوله های دانش:

هنگام بحث در مورد مدیریت دانش، در نظر گرفتن انواع مختلف دانش و نحوه به اشتراک گذاری آنها در یک سازمان مفید است. موضوعات تحت پوشش مدیریت دانش اطلاعات را می توان به سه دسته تقسیم کرد:

1. دانش صریح به دانش و اطلاعاتی اطلاق می شود که به راحتی قابل تدوین و آموزش باشد، مانند معادلات ریاضی.
2. دانش ضمنی دانشی است که نحوه به کارگیری دانش صریح را به بهترین نحو توصیف می کند. بحث کردن یک کار را با یک همکار با تجربه تر در نظر بگیرید. آنها ممکن است دستورالعمل های خاصی را در مورد چگونگی تکمیل کار ارائه دهند. با این حال، آنها همچنین ممکن است از درک خود از موقعیت برای بررسی گزینه های مختلف و تعیین بهترین رویکرد برای موقعیت خاص شما استفاده کنند.
3. دانش ضمنی از طریق تجربه به دست می آید. در نتیجه، اشتراک گذاری آن با دیگران شهودی تر و دشوارتر است. «دانش‌ها»، تفکر نوآورانه، و درک زبان بدن نمونه‌هایی از دانش ضمنی هستند.

   

گواهینامه ایزو ۳۰۴۰۱

هدف ایزو ۳۰۴۰۱ ارائه چارچوبی برای سازمان ها برای ایجاد و حفظ یک KMS موثر است. مقررات این استاندارد با تمام بخش ها و تمام اندازه های سازمانی سازگار است. آنها باید مطابق با سرعتی که هر نهاد با توجه به جاه‌طلبی‌ها و محدودیت‌های آن‌ها تعریف می‌کند، اعمال شوند.

این رویکرد باید با آرامش برخورد شود، زیرا ISO 30401 مشمول صدور گواهینامه نیست (بدون تعهد برای ممیزی خارجی). این یک چارچوب کلی برای یکپارچه سازی یک سیستم مدیریت دانش ارائه می دهد و مزایای آن را توضیح می دهد.

صدور گواهینامه ایزو ۳۰۴۰۱ یک دارایی اضافی برای مشتریان شرکت است و از نظر ارجاع به عنوان تامین کننده توسط خریداران عمده مانند بانک ها یا شرکت های بیمه، اهمیت ویژه ای دارد. در حالی که هنوز برای اندازه گیری تاثیر به دست آوردن گواهینامه ایزو ۳۰۴۰۱ خیلی زود است، چشم انداز ثبت و صدور گواهینامه ایزو ۳۰۴۰۱ بسیار مثبت به نظر می رسد.

سخن پایانی در رابطه با شرکت صدور ایزو ۳۰۴۰۱

استاندارد ایزو ۳۰۴۰۱ با هدف کمک به سازمان ها در توسعه سیستمی است که از خلق ارزش از طریق دانش پشتیبانی می کند. این امر مستلزم تعهد مدیریت و همچنین ابزارهای اندازه گیری با شاخص هایی برای تعیین کمیت عملکرد سیستم است.

متأسفانه تغییرات، خطرات جدیدی را ایجاد می کند، به ویژه زمانی که یک فرد در یک زمینه متخصص در نظر گرفته شود و دانش آنها در سیستم ادغام نشده باشد. مزایای به اشتراک گذاری شیوه های خوب، تجربیات و دانش به کاهش این خطرات کمک می کند. از سوی دیگر، استاندارد اهمیت حل مسئله مبتنی بر تجربه را بیان می کند. این یکی از مزایای متعدد مدیریت دانش است، از تصمیم گیری پشتیبانی می کند و اقداماتی را که باید انجام شود هدایت می کند. بنابراین، اطلاعات مستند یکی از الزامات این استاندارد است.

به طور سنتی، ابزار دسترسی به اطلاعات از طریق اسناد کاغذی یا اتوماسیون اداری، با فرآیندهای تدریس خصوصی و سایر اطلاعات مرتبط است که دسترسی به آنها دشوار است. امروزه پلتفرم‌های دیجیتالی وجود دارند که نه تنها پیاده‌سازی سیستم را آسان‌تر می‌کنند، بلکه سازمان را در دستیابی به اهداف خود کمک می کند.

بیکران راهکار سعادت، شرکت صدور استانداردهای ایزو، آماده همکاری با سازمانهای دانش محور و دانش بنیان برای ثبت و صدور گواهینامه ایزو ۳۰۴۰۱ و سایر استانداردهای بین المللی است. برای آگاهی از چگونگی فرایند اخذ ایزو ۳۰۴۰۱ با شماره 02192001320 در ارتباط باشید.