در دوران پرتلاطم، «کاهش استراتژیک» را در نظر بگیرید
نوشته ویجی گوینداراجان، دانیل جی. فینکنشتات و توجین تی. ایپن
امروزه شرکت‌ها در سراسر جهان به لطف محیط ژئوپلیتیکی پرنوسان و ظهور هوش مصنوعی، با عدم اطمینان فزاینده اقتصادی و تجاری روبرو هستند. در این زمینه‌های چالش‌برانگیز، رهبران کسب‌وکار وسوسه می‌شوند تا به تاکتیک‌های «کاهشی» مانند کاهش هزینه‌ها، ساده‌سازی عملیات و حذف ضایعات روی بیاورند.
اقدامات کاهشی می‌تواند راهی قدرتمند برای مقابله با شرایط اضطراری باشد که منابع محدود هستند.
اما اگر هدف تنها بهبود کارایی به قیمت اهداف دیگر مانند تاب‌آوری و دیده شدن باشد، این اقدامات کوته‌بینانه هستند. به جای استفاده صرف از تاکتیک‌های کاهشی برای کاهش‌های بی‌رویه، کاهش استراتژیک می‌تواند به شما کمک کند تا به گونه‌ای نوآوری کنید که سازمان شما را برای تحمل آشفتگی و حتی جهش دوباره، در موقعیت مناسبی قرار دهد.
این مقاله یک «آزمون سه‌گانه» را برای کمک به رهبران در سنجش اینکه چگونه هر اقدام کاهشی بر سه هدف عملکردی ضروری تأثیر می‌گذارد، معرفی میکند: کارایی، تاب‌آوری و برجستگی. سپس ما شش تحول کاهشی متمایز را ترسیم می‌کنیم که می‌توانید برای دستیابی به هر سه هدف به طور هماهنگ به کار ببرید.
آزمون سه‌گانه برای استراتژی‌های کاهشی
استفاده مؤثر از کاهش نیازمند یک رویکرد جامع است که ابعاد عملکردی متعددی را فراتر از کارایی در نظر می‌گیرد. با پرسیدن این سؤال شروع کنید: «چگونه می‌توانیم در دوران پرتلاطم با کاهش برای بهبود کارایی، تقویت تاب‌آوری و ارتقاء برجستگی خود نوآوری کنیم؟» برای اینکه هر نوآوری در چشم‌انداز پیچیده ۲۰۲۵ شکوفا شود، استفاده از کاهش باید شامل سه هدف عملکردی تجاری مرتبط با هم باشد:
• کارایی: به حداقل رساندن منابع، زمان و تلاش
• تاب‌آوری: انطباق با اختلالات و حفظ عملکرد اصلی
• برجستگی: تضمین دیده‌شدن و جذابیت برای ذینفعان
لاغرسازی بی‌وقفه یک سیستم برای کارایی محض می‌تواند آن را شکننده و نامرئی کند و ارزش بلندمدت را به جای ایجاد آن، از بین ببرد. برای مثال، زمانی که شرکت‌ها موجودی «درست به موقع» (just in time) را به عنوان صرفه‌جویی نهایی در هزینه دنبال می‌کردند، بسیاری در طول همه‌گیری کشف کردند که یک پنی صرفه‌جویی شده در انبارداری به سرعت در تعطیلی کارخانه‌ها، قفسه‌های خالی و ناامیدی عمومی زمانی که شبکه‌های شکننده از هم پاشیدند، از بین رفت. این شاهدی بود بر اینکه کارایی بدون پشتوانه تاب‌آوری، فلج عملیاتی و از دست دادن درآمد را به دنبال دارد.
درس تلخ‌تری از بوئینگ آمد. سال‌ها کاهش تهاجمی هزینه‌ها در برنامه ۷۳۷ مکس، ساعت‌های طراحی و بودجه‌های آزمایش را کاهش داد. با این حال، سقوط‌های بعدی بیش از ۲۰ میلیارد دلار هزینه مستقیم ایجاد کرد و دهه‌ها اعتبار برند را از بین برد، و نشان داد که چگونه نادیده گرفتن اعتماد، شهرت و اطمینان ذینفعان می‌تواند پس‌اندازهای کوتاه‌مدت را به یک صورت‌حساب حیاتی تبدیل کند.
کاهشی که آزمون کامل کارایی، تاب‌آوری و برجستگی را پشت سر نگذارد، می‌تواند پیروزی ناچیز امروز را به مسئولیت فاجعه‌بار فردا تبدیل کند.
شش تحول کاهشی اصلی
بنابراین، چگونه رهبران کسب‌وکار می‌توانند فراتر از بهبود کارایی رفته و از کاهش برای نوآوری استفاده کنند؟ تجربه ما در کمک به بیش از ۱۰۰ شرکت و سازمان در شناسایی فرصت‌های نوآوری در دوران پرتلاطم، شش راه متمایز را برای به کار بردن تفکر کاهشی در فرآیندها، سیستم‌ها، محصولات و خدمات با حفظ تعادل بین کارایی، تاب‌آوری و برجستگی پیشنهاد میکند.
حذف: حذف کامل اجزاء، مراحل یا گزینه‌ها. این شامل حذف کامل یا انتخابی عناصری است که دیگر عملکردهای ضروری را انجام نمی‌دهند. حذف می‌تواند اجزای کامل، مراحل فرآیندی خاص، گزینه‌های کم‌ارزش، قوانین غیرضروری یا انتقال‌های اضافی را هدف قرار دهد.
برای مثال، زمانی که IKEA سرانجام در سال ۲۰۲۱ کاتالوگ کاغذی نمادین جهانی خود را متوقف کرد، یک کانال چاپی کاملاً هزینه‌بر را حذف کرد. این اقدام سالانه حدود ۳۳ هزار تن کاغذ برای شرکت صرفه‌جویی کرد. کارایی از طریق هزینه‌های تولید و توزیع پایین‌تر افزایش یافت؛ تاب‌آوری بهبود یافت زیرا تمام داستان‌سرایی محصول اکنون به طور آنی در پلتفرم‌های دیجیتال به‌روز میشود؛ و این حرکت با نشان دادن یک موضع قاطع پایداری که با خریداران جوان‌تر طنین‌انداز شد، برجستگی را افزایش داد.
جایگزینی: جایگزینی عناصر پیچیده با جایگزین‌های ساده‌تر. این شامل جایگزین کردن اجزاء، فرآیندها یا سیستم‌های پیچیده با جایگزین‌های ساده‌تری است که همان عملکرد اصلی را به شکلی زیباتر انجام می‌دهند. یک مثال، خدمات بهداشتی ملی رواندا است که در سال ۲۰۱۶ برای حل مشکلات تحویل خون در مناطق روستایی، پیک‌های غیرقابل اعتماد جاده‌های کوهستانی را با پهپادهای باتری‌دار استارتاپ آمریکایی زیپ‌لاین جایگزین کرد. یک مطالعه در سال ۲۰۲۲ در The Lancet Global Health کاهش ۶۷ درصدی در واحدهای خون منقضی شده را گزارش کرد. ناوگان سبک و تمام‌الکتریکی به نیروی کار و سوخت کمتری نیاز داشت (کارایی) و نیاز به عبور از جاده‌های خطرناک سیل‌زده را از بین برد (تاب‌آوری)، و این حرکت شهرت جهانی کشور را برای نوآوری در مراقبت‌های بهداشتی ارتقا داد (برجستگی).
ادغام: ترکیب چندین عملکرد در راه‌حل‌های یکپارچه. این شامل هم فشرده‌سازی است.
لاغرسازی بی‌وقفه یک سیستم برای کارایی محض می‌تواند آن را شکننده و نامرئی کند و ارزش بلندمدت را به جای ایجاد آن، از بین ببرد.
فرآیندها و یکپارچه‌سازی چندین عملکرد، جزء یا نقطه تماس در سیستم‌های یکپارچه‌ای که همان ارزش را با قطعات متحرک کمتر ارائه می‌دهند.
برای مثال، اقامت الکترونیکی استونی (e-Residency) چندین وظیفه بوروکراتیک را در یک شناسه دیجیتال واحد ادغام میکند. با استفاده از این سیستم، کارآفرینان در سراسر جهان می‌توانند یک شرکت مستقر در اتحادیه اروپا را به طور کامل آنلاین با یک ورود به سیستم با کارت هوشمند راه‌اندازی و اداره کنند. ثبت‌های بدون کاغذ، بارهای اداری را کاهش میدهد (کارایی)، یک ستون فقرات با امنیت رمزنگاری شده تداوم را تضمین میکند (تاب‌آوری)، و این برنامه استونی را به عنوان یک کشور کوچک که در حاکمیت دیجیتال بسیار فراتر از وزن خود عمل میکند، معرفی میکند (برجستگی).
پنهان‌سازی: پنهان کردن پیچیدگی در حالی که دسترسی‌پذیر باقی بماند. سازمان‌ها می‌توانند بار شناختی را بدون قربانی کردن عملکرد، با پنهان کردن انتخابی پیچیدگی در جریان‌های کاری، فرآیندها و محصولات روزمره کاهش دهند. هر عنصر غیرضروری را از رابط اصلی پنهان کنید در حالی که دسترسی در صورت نیاز را حفظ می‌کنید. برای مثال، یک پورتال آنبوردینگ کارمندان ممکن است فقط مرحله مورد نیاز بعدی را نشان دهد در حالی که اسناد کامل سیاست‌ها را با یک کلیک قابل دسترسی نگه دارد. یا Otter.ai را در نظر بگیرید، یک ابزار رونویسی و همکاری مجهز به هوش مصنوعی. ویژگی «برجسته کردن» (Highlight) آن ۱۰۰٪ از متن را تا زمانی که به آن نیاز داشته باشید پنهان میکند. ابزار جلسه هوش مصنوعی اکنون به طور خودکار خلاصه‌ای کوتاه از نکات برجسته کاربر ایجاد میکند و متن کلمه به کلمه را زیر یک کلیک پنهان میکند. تیم‌ها زمان کمتری را صرف پیمایش میکنند (کارایی)، سوابق برای ممیزی حفظ می‌شوند (تاب‌آوری)، و این ویژگی Otter را به عنوان یک قهرمان بهره‌وری کاربر محور معرفی میکند (برجستگی).
توقف موقت: تعلیق موقت اجزای سیستم. توقف موقت شامل تعلیق استراتژیک ویژگی‌ها، فرآیندها یا خدماتی است که می‌توانند با تغییر شرایط دوباره فعال شوند، به جای حذف کامل آنها. برای مثال، با گزینه «توقف عضویت» با یک کلیک نتفلیکس، مشترکین می‌توانند صورت‌حساب را تا سه ماه متوقف کنند به جای اینکه به طور کامل لغو کنند. این مرخصی کوتاه، ریزش و هزینه‌های بازگرداندن مشتری را کاهش میدهد (کارایی)، داده‌های حساب را برای فعال‌سازی مجدد یکپارچه دست‌نخورده نگه می‌دارد (تاب‌آوری)، و همدلی با مشتریان را نشان میدهد که نتفلیکس را در جنگ‌های اشتراک متمایز میکند (برجستگی).
انتزاع: ایجاد لایه‌های رابط که کاربران را از پیچیدگی محافظت میکند. این شامل ساخت رابط‌های ساده‌شده‌ای است که ورودی‌های کاربر را به عملیات پیچیده پس‌زمینه ترجمه میکند و سیستم‌های پیچیده را بدون نیاز به درک پیچیدگی‌های زیربنایی توسط کاربران، در دسترس قرار میدهد. خدمات وب آمازون (AWS) مدیریت زیرساخت‌های پیچیده را انتزاعی میکند و به توسعه‌دهندگان اجازه میدهد تا بدون درگیر شدن با سرورهای فیزیکی بر روی استقرار تمرکز کنند (کارایی) در حالی که نوآوری را تسریع میکند (تاب‌آوری). رابط ساده‌شده پلتفرم، پیچیدگی عظیم پس‌زمینه را پنهان میکند و AWS را به عنوان راه‌حل اصلی برای محاسبات مقیاس‌پذیر معرفی میکند (برجستگی).
چگونه کاهش را به یک استراتژی پیش‌فرض تبدیل کنیم
رهبران می‌توانند با اتخاذ چند استراتژی عملی - نه به صورت مجزا، بلکه به عنوان بخشی از یک تغییر گسترده‌تر به سمت انجام بهتر با انجام کمتر - کاهش را به یک قابلیت اصلی تبدیل کنند:
کاهش را در فرآیندهای اصلی تعبیه کنید. کاهش باید در نحوه برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی تیم‌ها تعبیه شود، نه اینکه به عنوان یک تصمیم یکباره تلقی شود. رهبران می‌توانند بازبینی‌های «دست از کار کشیدن» را در کنار تمرین‌های سنتی هدف‌گذاری معرفی کنند. در این بازبینی‌ها، تیم‌ها جریان‌های کاری، ابزارها و خروجی‌های خود را بررسی کرده و آنچه را که دیگر ارزشی اضافه نمی‌کند، شناسایی میکنند.
حذف به کاهش مراحل اضافی که سهم کمی در نتایج دارند یا هیچ سهمی ندارند کمک میکند، در حالی که ادغام، انتقال‌ها یا حلقه‌های تأیید غیرضروری را حذف میکند. پنهان‌سازی می‌تواند برای حذف پیشنهادات یا خدمات کم‌ارزش که مشتریان را گیج میکند یا تمرکز استراتژیک را کمرنگ میکند، استفاده شود. با تعبیه این اشکال کاهش در برنامه‌ریزی سالانه یا فصلی، سازمان‌ها کارایی را بهبود بخشیده و همسویی استراتژیک را بدون گسترش پیچیدگی حفظ میکنند.
چالش‌های طراحی کاهشی را معرفی کنید. چالش‌های طراحی کاهشی، حل مسئله را از انباشت به سمت ارزش ضروری سوق میدهد. به جای اینکه از تیم‌ها بپرسید چگونه یک فرآیند را با افزودن عناصر جدید بهبود بخشند، بپرسید چگونه می‌توان همان نتیجه را با مراحل، ویژگی‌ها یا محدودیت‌های کمتر به دست آورد.
ادغام به تیم‌ها اجازه میدهد تا جریان‌های کاری را در مراحل کمتر و بدون از دست دادن کیفیت فشرده کنند. جایگزینی راه‌حل‌های کوچک‌تر و زیباتر را که استفاده و نگهداری از آنها آسان‌تر است، تشویق میکند. انتزاع شامل جایگزینی رابط‌های پیچیده با جایگزین‌های ساده‌تر است. هر یک از این رویکردها با کاهش کشش عملیاتی، از کارایی پشتیبانی میکنند. آنها همچنین از تاب‌آوری حمایت میکنند، زیرا سیستم‌های ساده‌تر کمتر مستعد خرابی و عیب‌یابی آسان‌تر هستند.
شناخت و ارج نهادن به کاهش ، این ایده را تقویت میکند که حذف با نیت استراتژیک، نشانه پیشرفت است، نه غفلت.
این چالش‌ها، کاهش را به یک محدودیت خلاقانه تبدیل میکنند تا یک محدودیت بازدارنده.
کاهش خوب انجام شده را جشن بگیرید. کاهش اغلب نادیده گرفته میشود، که باعث میشود مزایای آن به راحتی نادیده گرفته شود. رهبران می‌توانند با درخواست از تیم‌ها برای ثبت نه تنها کارهایی که متوقف کرده‌اند، بلکه جشن گرفتن آن به عنوان یک دستاورد، به شناخت آن تشویق کنند. این عادت ساده، کاهش را به یک منبع ارزش شناخته شده و شایسته ستایش تبدیل میکند. تکنیک‌هایی مانند حذف و توقف موقت به عمدی کردن این حذف‌ها کمک میکنند. حذف یک کار اضافی می‌تواند با کاهش زمان تلف شده، کارایی را بهبود بخشد و به عنوان یک سهم معنادار شایسته تقدیر است. توقف موقت پروژه‌های کم‌تأثیر، گزینه‌های آینده را باز نگه می‌دارد در حالی که به رهبران اجازه میدهد بر تلاش‌های فعلی تمرکز کنند - یک تصمیم استراتژیک دیگر که ارزش جشن گرفتن را دارد. شناخت و ارج نهادن به کاهش، این ایده را تقویت میکند که حذف با نیت استراتژیک، نشانه پیشرفت است، نه غفلت.
استفاده از هوش مصنوعی مولد برای حمایت از تحول کاهشی
ابزارهای هوش مصنوعی مولد می‌توانند به شما در شناسایی فرصت‌های کاهشی که ممکن است انسان‌ها از دست بدهند، کمک کنند. برای مثال، برای اهداف توضیحی، ما از گوگل جمینای ۲.۵ و کلود ۴ خواستیم تا ایده‌های کاهشی زیر را برای یک ارائه‌دهنده بزرگ خدمات بهداشتی در هند با استفاده از شش رویکرد توصیف شده در بالا، تدوین کنند:
«ایده‌های نوآوری کاهشی و عملی برای [نام شرکت] ایجاد کنید که ارزش برابر یا بهتری را با مراحل کمتر، هزینه کمتر یا پیچیدگی کمتر ارائه دهد و همزمان تاب‌آوری را حفظ یا تقویت کرده و برجستگی/دیده‌شدن را حفظ یا بهبود بخشد. برای هر یک از [شش رویکرد]، حداقل یک ایده مشخص پیشنهاد دهید.»
خروجی برای وضوح به طور جزئی ویرایش شده است:
• حذف: حذف پیگیری‌های حضوری سرپایی برای بیماری‌های مزمن پایدار با استفاده از مشاوره از راه دور برای افزایش راحتی بیمار (کارایی)، تضمین تداوم مراقبت (تاب‌آوری)، و معرفی [نام شرکت] به عنوان یک ارائه‌دهنده پیشرو در فناوری (برجستگی).
• جایگزینی: جایگزینی فرم‌های پذیرش بیمار کاغذی سنتی با فرم‌های دیجیتال فعال‌سازی شده با صدا، کاهش خطاهای ورود داده (کارایی)، بهبود دقت سوابق (تاب‌آوری)، و نمایش رهبری در نوآوری (برجستگی).
• ادغام: ادغام نقاط تماس بیمار (قرارها، گزارش‌ها، پرداخت‌ها، ارزیابی‌های اولیه) در یک اپلیکیشن موبایل واحد برای ساده‌سازی سفر بیمار (کارایی)، متمرکز کردن ارتباطات (تاب‌آوری)، و افزایش دسترسی دیجیتال (برجستگی).
• پنهان‌سازی: پیاده‌سازی سیستم‌های تریاژ هوشمند که پیچیدگی را از بیماران پنهان میکند در حالی که اطمینان میدهد آنها به سطوح مراقبتی مناسب می‌رسند، کاهش زمان انتظار (کارایی)، حفظ کیفیت مراقبت (تاب‌آوری)، و بهبود رضایت بیمار (برجستگی).
• توقف موقت: معرفی برنامه‌ریزی قرار ملاقات انعطاف‌پذیر که به بیماران اجازه میدهد قرارها را بدون جریمه تغییر دهند، کاهش عدم حضور (کارایی)، حفظ روابط پزشک و بیمار (تاب‌آوری)، و نشان دادن مراقبت بیمار محور (برجستگی).
• انتزاع: ایجاد یک پورتال بیمار واحد که تمام تعاملات مراقبت‌های بهداشتی را پشت یک رابط یکپارچه انتزاعی میکند، ساده‌سازی دسترسی (کارایی)، تضمین تداوم در سراسر خدمات (تاب‌آوری)، و معرفی [نام شرکت] به عنوان یک ارائه‌دهنده پیشرفته دیجیتالی (برجستگی).
با هدایت صریح مدل هوش مصنوعی برای در نظر گرفتن گزینه‌های کاهشی از انواع مختلف، سازمان‌ها می‌توانند بر تمایل انسانی به افزودن غلبه کرده و راه‌حل‌های زیباتری را کشف کنند که اهداف عملکردی چندگانه را فراتر از صرفاً کارایی متعادل میکنند.
در عصری که هر رقیبی برای افزودن ویژگی‌ها، کانال‌ها، داده‌ها و هزینه‌های بیشتر در حال رقابت است، تمایز واقعی، شجاعت حذف کردن است. کاهش نه ریاضت است و نه مینیمالیسم؛ بلکه طراحی استراتژیک است. با تراشیدن موارد غیرضروری، رهبران فضای سفیدی را ایجاد میکنند که در آن پیشرفت‌ها می‌توانند رشد کرده و سازمان‌های خود را برای اولین بودن در هنگام بازگشت به شرایط عادی، در موقعیت مناسبی قرار دهند.