ساختار سازمانی چیست؟
ساختار سازمانی سیستمی است که مشخص می‌کند چگونه فعالیت‌های خاصی برای دستیابی به اهداف یک سازمان هدایت می‌شوند. این فعالیت‌ها می‌توانند شامل قوانین، نقش‌ها و مسئولیت‌ها باشند. ساختار سازمانی همچنین تعیین می‌کند که چگونه اطلاعات بین سطوح مختلف درون شرکت جریان پیدا می‌کند. در یک ساختار متمرکز، تصمیمات از بالا به پایین جریان می‌یابد. در ساختار غیرمتمرکز، قدرت تصمیم‌گیری در سطوح مختلف سازمان توزیع می‌شود. وجود یک ساختار سازمانی به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا کارآمد و متمرکز باقی بمانند.
نکات کلیدی
- ساختار سازمانی مشخص می‌کند که چگونه فعالیت‌های خاصی برای دستیابی به اهداف یک سازمان هدایت می‌شوند.
- ساختارهای سازمانی موفق وظیفه هر کارمند را مشخص می‌کنند و نشان می‌دهند که چگونه این وظیفه در کل سیستم جای می‌گیرد.
- ساختار متمرکز دارای زنجیره فرماندهی مشخصی است. ساختارهای غیرمتمرکز به تقریباً هر کارمندی سطح بالایی از استقلال شخصی می‌دهند.
- انواع ساختارهای سازمانی شامل ساختارهای وظیفه‌ای، بخشی، فلاتارشی (ترکیب مسطح و سلسله‌مراتبی)، و ماتریسی هستند.
- رهبران ارشد باید مجموعه‌ای از عوامل از جمله اهداف کسب‌وکار، صنعت، و فرهنگ را در نظر بگیرند تا بهترین نوع سازمان را برای کسب‌وکار خود انتخاب کنند
درک ساختار سازمانی کسب‌وکارها در تمامی اشکال و اندازه‌ها به شدت از ساختارهای سازمانی استفاده می‌کنند. این ساختارها یک سلسله‌مراتب مشخص درون سازمان را تعریف می‌کنند. یک ساختار سازمانی موفق، وظیفه هر کارمند را تعریف می‌کند و نشان می‌دهد که چگونه در کل سیستم جای می‌گیرد. ساختار سازمانی تعیین می‌کند چه کسی چه کاری را انجام می‌دهد تا شرکت بتواند به اهداف خود برسد.
این ساختار به شرکت یک نمایش بصری از چگونگی شکل‌گیری آن و چگونگی بهترین حرکت به سوی دستیابی به اهدافش را ارائه می‌دهد. ساختارهای سازمانی معمولاً در قالب یک نمودار یا دیاگرام مانند یک هرم که در آن اعضای قدرتمند سازمان در بالا و کسانی که کمترین قدرت را دارند در پایین قرار می‌گیرند، به تصویر کشیده می‌شوند.
عدم وجود یک ساختار رسمی می‌تواند برای برخی سازمان‌ها دشوار باشد. ممکن است کارکنان ندانند که باید به چه کسی گزارش دهند. این امر می‌تواند منجر به عدم قطعیت در مورد اینکه چه کسی در سازمان مسئول چه کاری است، شود.
داشتن یک ساختار سازمانی می‌تواند به بهبود کارایی و ایجاد وضوح برای همه افراد در هر سطحی کمک کند. یک ساختار سازمانی مؤثر باید باعث شود هر دپارتمان درون سازمان بیشتر متمرکز و بهره‌ور شود.
ساختارهای سازمانی متمرکز در مقابل غیرمتمرکز
یک ساختار سازمانی یا متمرکز است یا غیرمتمرکز. سازمان‌ها به طور سنتی با رهبری متمرکز و یک زنجیره فرماندهی مشخص ساختار یافته‌اند. ارتش یک سازمان معروف با ساختار بسیار متمرکز و سلسله مراتبی طولانی و مشخص از فرماندهان و زیردستان است. در یک سیستم سازمانی متمرکز، مسئولیت‌های هر نقش بسیار روشن است و نقش‌های زیردست به طور پیش‌فرض به هدایت مافوق‌های خود متکی هستند.
در یک ساختار سازمانی غیرمتمرکز، افراد بیشتری در تصمیم‌گیری نقش دارند. مدیران میانی و پایین‌تر، همچنین کارمندان عادی، در آنچه که در جریان است نظر دارند و می‌توانند در تصمیم‌گیری‌ها مشارکت کنند.
افزایش سازمان‌های غیرمتمرکز مشهود است. این رویکرد در میان بسیاری از استارت‌آپ‌های فناوری محبوب است و به عنوان راهی برای حفظ سرعت، چابکی و انعطاف‌پذیری آن‌ها دیده می‌شود، به طوری که همه افراد می‌توانند ایده‌های خود را مطرح کنند.
شرکت Johnson & Johnson به خاطر ساختار غیرمتمرکز خود معروف است. به عنوان یک شرکت بزرگ با واحدهای تجاری و برندهای مختلف که در صنایع متفاوتی فعالیت می‌کنند، هر کدام به صورت مستقل عمل می‌کنند. شرکت دیگری که به کارمندان خود سطح بالایی از استقلال شخصی می‌دهد، Spotify است.
ساختارهای غیرمتمرکز در حال رایج شدن هستند و در میان استارت‌آپ‌های فناوری محبوبیت دارند. معمولاً هنوز هم سلسله‌مراتب‌هایی در شرکت‌های غیرمتمرکز وجود دارد، مانند مدیر عملیاتی که در سطحی بالاتر از یک کارمند تازه‌کار عمل می‌کند. با این حال، تیم‌ها مجاز هستند تا تصمیمات خود را بگیرند و به بهترین نتیجه برسند بدون اینکه نیاز به "تأیید" از بالا داشته باشند.
انواع ساختارهای سازمانی
ساختارهای سازمانی اشکال مختلفی به خود می‌گیرند. نمونه‌هایی از آن‌ها شامل ساختارهای وظیفه‌ای، چندبخشی، مسطح، ماتریسی، دایره‌ای، مبتنی بر تیم و شبکه‌ای هستند.چهار نوع ساختار سازمانی رایج که معمولاً پیاده‌سازی می‌شوند عبارتند از:
ساختار وظیفه‌ای
اولین و رایج‌ترین نوع، ساختار وظیفه‌ای است. این ساختار همچنین به عنوان ساختار سازمانی بوروکراتیک شناخته می‌شود. این ساختار شرکت را بر اساس تخصص نیروی کارش تقسیم می‌کند. بیشتر کسب‌وکارهای کوچک تا متوسط از ساختار وظیفه‌ای استفاده می‌کنند. تقسیم شرکت به دپارتمان‌هایی شامل بازاریابی، فروش و عملیات از ساختار سازمانی بوروکراتیک استفاده می‌کند.
ساختار بخشی یا چندبخشی
این نوع ساختار در میان شرکت‌های بزرگ با واحدهای تجاری متعدد رایج است. این ساختار به عنوان ساختار بخشی یا چندبخشی (M-Form) شناخته می‌شود.
شرکتی که از این روش استفاده می‌کند، تیم رهبری خود را بر اساس محصولات، پروژه‌ها یا شرکت‌های تابعه‌ای که اداره می‌کند، سازماندهی می‌کند. شرکت Johnson & Johnson مثال خوبی از این ساختار است. این شرکت هزاران محصول و خطوط تجاری دارد. این شرکت به گونه‌ای ساختاردهی شده است که هر واحد تجاری به عنوان شرکت خود با رئیس خود عمل می‌کند.
بخش‌ها همچنین ممکن است به صورت جغرافیایی، علاوه بر تخصص، تعیین شوند. یک شرکت جهانی ممکن است یک بخش آمریکای شمالی و یک بخش اروپایی داشته باشد.
ساختار مبتنی بر تیم
سازمان‌های مبتنی بر تیم به تیم‌های نزدیک به هم از کارمندان تقسیم می‌شوند که به اهداف و وظایف خاصی خدمت می‌کنند، مشابه ساختارهای بخشی یا وظیفه‌ای. با این حال، هر تیم یک واحد است که هم شامل رهبران و هم شامل کارکنان است.
ساختار مسطح (فلاتارشی)
فلاتارشی، که به عنوان ساختار افقی نیز شناخته می‌شود، در میان بسیاری از استارت‌آپ‌ها استفاده می‌شود. این ساختار همان‌طور که از نامش پیداست، سلسله‌مراتب و زنجیره فرماندهی را مسطح می‌کند. این ساختار به کارکنان خود استقلال زیادی می‌دهد. شرکت‌هایی که از این نوع ساختار استفاده می‌کنند، سرعت اجرای بالایی دارند.
ساختار ماتریسی
شرکت‌ها همچنین می‌توانند ساختار ماتریسی داشته باشند. این ساختار پیچیده‌ترین و کمترین استفاده را دارد. در این ساختار، کارکنان در میان رؤسا، بخش‌ها یا دپارتمان‌های مختلف تقسیم می‌شوند. یک کارمند در یک شرکت ماتریسی ممکن است وظایفی در هر دو حوزه فروش و خدمات مشتری داشته باشد.
ساختار دایره‌ای
ساختارهای دایره‌ای سلسله‌مراتبی هستند، اما به دلیل قرار دادن کارمندان و مدیران رده‌بالا در مرکز سازمان و گسترش حلقه‌های هم‌مرکز به سمت بیرون، به این نام شناخته می‌شوند. این حلقه‌ها شامل کارکنان و کارمندان رده‌پایین‌تر هستند. این نوع سازماندهی به منظور تشویق به ارتباطات باز و همکاری بین سطوح مختلف طراحی شده است.
ساختار شبکه‌ای
ساختار شبکه‌ای سازماندهی پیمانکاران و فروشندگان ثالث را برای انجام برخی وظایف کلیدی بر عهده دارد. این ساختار دارای دفتر مرکزی نسبتاً کوچک با دفاتر ماهواره‌ای پراکنده جغرافیایی است که همراه با عملکردهای کلیدی به شرکت‌های دیگر و مشاوران برون‌سپاری می‌شود.
مزایای ساختارهای سازمانی
ایجاد یک ساختار سازمانی می‌تواند برای یک شرکت بسیار مفید باشد. این ساختار نه تنها سلسله‌مراتب یک شرکت را تعریف می‌کند، بلکه به شرکت اجازه می‌دهد تا ساختار پرداخت برای کارکنان خود را تعیین کند. شرکت می‌تواند با ایجاد یک ساختار سازمانی، درجات و محدوده‌های حقوقی را برای هر موقعیت شغلی تعیین کند.
این ساختار همچنین باعث می‌شود عملیات‌ها کارآمدتر و بسیار مؤثرتر شوند. شرکت می‌تواند با جداسازی کارکنان و وظایف به دپارتمان‌های جداگانه، عملیات مختلف را به طور همزمان و بدون مشکل انجام دهد.
یک ساختار سازمانی بسیار شفاف همچنین به کارکنان نشان می‌دهد که چگونه بهترین عملکرد را در کارهای خود داشته باشند. در یک سازمان سلسله‌مراتبی، کارکنان باید بیشتر تلاش کنند تا به آن‌هایی که قدرت تصمیم‌گیری دارند، نزدیک شوند یا توجه آن‌ها را جلب کنند.
در یک سازمان غیرمتمرکز، کارکنان باید بیشتر ابتکار عمل به خرج دهند و راه‌حل‌های خلاقانه برای مشکلات ارائه دهند. این امر همچنین می‌تواند به تعیین انتظارات برای کارکنان در پیگیری رشد خود در یک شرکت و تأکید بر مجموعه خاصی از مهارت‌ها کمک کند. این می‌تواند به کارکنان بالقوه کمک کند تا تشخیص دهند آیا چنین شرکتی با علایق و سبک‌های کاری آن‌ها سازگار است یا خیر.
ساختارهای سازمانی اشکال مختلفی به خود می‌گیرند. نمونه‌هایی از آن‌ها شامل ساختارهای وظیفه‌ای، چندبخشی، مسطح، ماتریسی، دایره‌ای، مبتنی بر تیم و شبکه‌ای هستند.
عناصر کلیدی یک ساختار سازمانی چیست؟
عناصر کلیدی یک ساختار سازمانی شامل نحوه هدایت فعالیت‌های خاص برای دستیابی به اهداف یک سازمان است. این عناصر شامل قوانین، نقش‌ها، مسئولیت‌ها و نحوه جریان اطلاعات بین سطوح مختلف درون شرکت می‌شوند.
یک مثال از ساختار سازمانی چیست؟
ساختار غیرمتمرکز یک مثال از ساختار سازمانی است. این ساختار به افراد و تیم‌ها درجه بالایی از استقلال می‌دهد بدون اینکه نیاز به تیم مرکزی برای تأیید منظم تصمیمات تجاری داشته باشند. Spotify با "تیم‌ها"، "قبیله‌ها" و "انجمن‌های" خود و Google با شرکت‌های مستقل خود به صورت مشابهی مدیریت می‌شوند.
نمودار ساختار سازمانی چیست؟
ساختارهای سازمانی معمولاً به صورت یک نمودار یا دیاگرام به تصویر کشیده می‌شوند. در یک ساختار متمرکز، می‌توان از یک هرم استفاده کرد که در آن اعضای قدرتمند سازمان در بالای هرم و اعضای کمتر قدرتمند در پایین هرم قرار می‌گیرند.
بهترین ساختار سازمانی چیست؟
هیچ ساختار سازمانی واحدی به عنوان بهترین وجود ندارد. این بستگی به ماهیت شرکت و صنعتی دارد که در آن فعالیت می‌کند.
جنبه‌های کلیدی ساختار سازمانی
-
جریان ارتباطات
ساختار یک سازمان تعیین می‌کند که اطلاعات چگونه بین سطوح مختلف جریان پیدا می‌کند. در سازمان‌های متمرکز، تصمیمات در سطوح بالاتر گرفته می‌شوند که ممکن است به کندی در فرآیند ارتباطات منجر شود و احتمالاً توانمندسازی کارکنان را کاهش دهد. برعکس، ساختارهای غیرمتمرکز تصمیم‌گیری سریع‌تر در سطوح پایین‌تر را ترویج می‌دهند که منجر به افزایش پاسخ‌گویی و رضایت کارکنان می‌شود. -
همکاری و کار تیمی
چیدمان نقش‌ها می‌تواند همکاری را تقویت یا محدود کند. ساختارهای سلسله‌مراتبی ممکن است موجب ایجاد بخش‌های جداگانه (سیلوها) شوند، جایی که دپارتمان‌ها به صورت مستقل عمل می‌کنند و ممکن است اطلاعات را به‌طور مؤثر به اشتراک نگذارند. در مقابل، ساختارهای سازمانی مسطح‌تر کار تیمی و ارتباطات باز را تشویق می‌کنند که می‌تواند منجر به افزایش نوآوری و احساس رفاقت در میان کارکنان شود. -
توانمندسازی و خودمختاری
ساختار سازمانی بر میزان خودمختاری کارکنان تأثیر می‌گذارد. در چارچوب‌های غیرمتمرکز، کارکنان اغلب اختیار تصمیم‌گیری دارند که می‌تواند منجر به افزایش رضایت شغلی و انگیزه شود. از سوی دیگر، ساختارهای متمرکز ممکن است این خودمختاری را محدود کنند که منجر به نارضایتی و عدم تعامل کارکنان شود. -
انعطاف‌پذیری و تطبیق‌پذیری
یک ساختار سازمانی انعطاف‌پذیر به سازمان اجازه می‌دهد تا به سرعت با شرایط متغیر بازار سازگار شود. سازمان‌هایی که ساختاری پویا را می‌پذیرند، می‌توانند به چالش‌ها مؤثرتر پاسخ دهند و فرهنگی از نوآوری را ترویج دهند. این تطبیق‌پذیری در محیط کسب‌وکار پرسرعت امروز بسیار حیاتی است. -
تنوع، برابری و شمول (DEI)
طراحی سازمان می‌تواند بر تعهد آن به تنوع و شمول نیز تأثیر بگذارد. ساختارهایی که تیم‌های متنوع و شیوه‌های عادلانه را ترویج می‌کنند، به فرهنگ فراگیرتری کمک می‌کنند که می‌تواند به افزایش تعامل کارکنان و دستیابی به نتایج بهتر کسب‌وکار منجر شود.
تخصص‌گرایی در کار، که به عنوان تقسیم کار نیز شناخته می‌شود، نقش مهمی در شکل‌دهی به عملکرد کارکنان در سازمان‌ها دارد. این فرایند شامل شکستن وظایف پیچیده به وظایف کوچکتر و قابل مدیریت‌تر است و به کارکنان اجازه می‌دهد بر حوزه‌های خاصی از تخصص تمرکز کنند. این رویکرد می‌تواند منجر به مزایا و معایبی شود که به طور قابل توجهی بر عملکرد کارکنان تأثیر می‌گذارد.
چگونگی تأثیر ساختار بر اعضای سازمان
ساختار سازمانی به طور قابل توجهی بر رفتار، ارتباطات و فرهنگ کلی اعضای خود تأثیر می‌گذارد. این ساختار تعیین می‌کند که نقش‌ها، مسئولیت‌ها و قدرت درون سازمان چگونه توزیع می‌شود، که به نوبه خود بر مشارکت کارکنان، تصمیم‌گیری و همکاری تأثیر می‌گذارد.
مزایای تخصص‌گرایی در کار
-
افزایش کارایی
با تمرکز بر وظایف خاص، کارکنان در نقش‌های خود ماهرتر و سریع‌تر می‌شوند. این تخصص‌گرایی باعث می‌شود فرآیندها بهینه‌تر شوند و در نتیجه، بهره‌وری بیشتر و تکمیل سریع‌تر وظایف را به دنبال داشته باشد. -
توسعه تخصص
کارکنان درک عمیقی از وظایف تخصصی خود پیدا می‌کنند که کیفیت کار آن‌ها را بهبود می‌بخشد. این تخصص به آن‌ها امکان می‌دهد تا جنبه‌های پیچیده وظایف خود را با دقت بیشتری مدیریت کنند که در نهایت به محصولات یا خدمات بهتر منجر می‌شود. -
کاهش زمان آموزش
تخصص‌گرایی باعث آموزش هدفمند می‌شود و کارکنان را قادر می‌سازد به سرعت در نقش‌های خود مهارت پیدا کنند. این کارایی در آموزش می‌تواند زمان و منابع سازمان را صرفه‌جویی کند. -
رضایت شغلی
کارکنان اغلب به نقش‌های تخصصی خود افتخار می‌کنند که می‌تواند منجر به افزایش رضایت شغلی شود. با تبدیل شدن به متخصص در حوزه خود، اعتماد به نفس و انگیزه آن‌ها معمولاً افزایش می‌یابد که تأثیر مثبتی بر روحیه آن‌ها دارد. -
صرفه‌جویی در هزینه‌ها
تخصص‌گرایی کارآمد، خطاها و ضایعات را کاهش می‌دهد و منجر به صرفه‌جویی در هزینه‌ها برای سازمان‌ها می‌شود. کارکنان متخصص می‌توانند وظایف را با اثربخشی بیشتری انجام دهند و تخصیص منابع را بهینه کرده و سودآوری را افزایش دهند.
معایب تخصص‌گرایی در کار
-
محدودیت در مجموعه مهارت‌ها
در حالی که کارکنان در وظایف خاصی بسیار ماهر می‌شوند، مجموعه مهارت‌های کلی آن‌ها ممکن است محدود شود که این امر می‌تواند توانایی آن‌ها را برای تطبیق با نقش‌ها یا مسئولیت‌های جدید دشوار کند. این محدودیت ممکن است به مانعی برای پیشرفت شغلی و انعطاف‌پذیری در سازمان تبدیل شود. -
خستگی و نارضایتی شغلی
وظایف تکراری می‌توانند منجر به خستگی شوند و انگیزه و رضایت شغلی را کاهش دهند. کارکنان ممکن است احساس کنند که چالش کافی ندارند که این امر می‌تواند بر شور و شوق آن‌ها نسبت به کار تأثیر منفی بگذارد. -
وابستگی به کارکنان متخصص
سازمان‌ها ممکن است بیش از حد به کارکنان متخصص وابسته شوند. اگر چنین کارمندی شرکت را ترک کند یا در دسترس نباشد، می‌تواند جریان کار را مختل کرده و گلوگاه‌هایی ایجاد کند که بر بهره‌وری کلی تأثیر می‌گذارد. -
مقاومت در برابر تغییر
کارکنان متخصص ممکن است در برابر تغییرات در وظایف یا فرآیندها مقاومت کنند، زیرا در نقش‌های خاص خود راحت شده‌اند. این مقاومت می‌تواند نوآوری را متوقف کرده و توانایی سازمان را برای تطبیق با تغییرات بازار محدود کند.
درک اینکه چگونه ساختار سازمانی بر اعضای خود تأثیر می‌گذارد، برای رهبرانی که به دنبال ایجاد یک فرهنگ کاری مثبت هستند، ضروری است. با همسو کردن ساختار با اهداف استراتژیک و ایجاد محیطی که ارتباط، همکاری و توانمندسازی را تشویق می‌کند، سازمان‌ها می‌توانند رضایت کارکنان را افزایش داده و موفقیت خود را پیش ببرند. انتخاب ساختار باید نیازها، اهداف و محیط خارجی که سازمان در آن فعالیت می‌کند را منعکس کند.