دستورالعمل ISO 10013 چیست؟
همانطور که گفته شد سند ایزو ۱۰۰۱۳ راهنمایی برای توسعه و نگهداری اطلاعات مستند لازم برای پشتیبانی از یک سیستم مدیریت کیفیت موثر، متناسب با نیازهای خاص سازمان می دهد، یعنی سازمانها برای تعریف صحیح سیستم و طراحی درست مستندات نیازمند این دستورالعمل جامع هستند. در واقع استاندارد ایزو 10013 نوعی گزارش فنی است که دستورالعمل هایی را برای توسعه و نگهداری اسناد لازم برای اطمینان از یک سیستم مدیریت کیفیت موثر، متناسب با نیازهای خاص سازمان ارائه می کند.
معرفی ایزو ۱۰۰۱۳
استاندارد ایزو ۱۰۰۱۳ سازمان را ملزم می کند که اطلاعات مستند را برای پشتیبانی از عملیات فرآیندهای خود حفظ و نگهداری کند و اطمینان داشته باشد که فرآیندها طبق برنامه ریزی انجام می شوند. اطلاعات مستند اطلاعاتی است که باید توسط یک سازمان و رسانه ای که در آن قرار دارد کنترل و نگهداری شود. از اطلاعات مستند می توان برای برقراری ارتباط، ارائه شواهد عینی یا به اشتراک گذاری دانش استفاده کرد. اطلاعات مستند، دانش و تجارب سازمان را قادر می سازد تا حفظ شود و می تواند برای حمایت از بهبود محصولات یا خدمات، ارزش تولید کند.
استاندارد ایزو ۱۰۰۱۳ راهنمایی برای توسعه و نگهداری اطلاعات مستند که در بالا تعریف شد ارائه می کند. اتخاذ یک سیستم مدیریت کیفیت یک تصمیم استراتژیک برای یک سازمان است که می تواند به بهبود عملکرد کلی آن کمک کند و مبنایی مناسب برای ابتکارات توسعه پایدار فراهم کند. برای همه سازمان ها صرف نظر از اندازه، پیچیدگی یا مدل کسب و کار قابل اجرا است. هدف آن افزایش آگاهی سازمان از وظایف و تعهد خود در برآوردن نیازها و انتظارات مشتریان و علاقه مندان و کسب رضایت از محصولات و خدمات است.
هنگامی که یک سازمان برنامه ریزی می کند که چه اطلاعات مستندی را برای حفظ و حفظ کیفیت خود برنامه ریزی می کند، در نظر گرفتن زمینه سازمان، از جمله چارچوب قانونی و نظارتی، نیازها و انتظارات طرف های ذینفع، ریسک ها و فرصت ها، و جهت گیری استراتژیک سازمان برای سیستم مدیریت بسیار مهم است. در حالی که اتخاذ یک سیستم مدیریت کیفیت استراتژیک است، این امر در مورد اطلاعات مستند آن نیز صدق می کند.
اطلاعات مستند بر اساس ایزو 10013 می‌تواند به کل فعالیت‌های یک سازمان یا به بخش منتخبی از آن فعالیت‌ها مربوط باشد، به عنوان مثال. الزامات مشخص بسته به ماهیت محصولات و خدمات، فرآیندها، الزامات قراردادی، الزامات قانونی و مقرراتی، زمینه خود سازمان.
بر اساس استاندارد ایزو 10013 مهم است که محتوای اطلاعات مستند با الزامات استانداردهایی که آنها قصد برآورده کردن آنها را دارند، مطابقت داشته باشد، به عنوان مثال الزامات خاص بخش سازمانها در دو دهه گذشته از سیستم‌های مبتنی بر کاغذ به رسانه‌های الکترونیکی حرکت کرده‌اند. ایزو ۹۰۰۱ این تغییر را منعکس کرده است و اصطلاحاتی مانند "اسناد، کتابچه راهنمای کیفیت یا نظامنامه کیفیت، رویه های مستند و سوابق" را با "اطلاعات مستند یا مدون" جایگزین کرده است. استاندارد ایزو 10013 راهنما از کلمه "اطلاعات مستند یا مدون" برای اشاره به اطلاعاتی که باید توسط سازمان کنترل شود و از "اسناد" برای اشاره به اطلاعات استفاده می کند. همچنین در چند جا در استاندارد ایزو 10013 از کلمه "سند" به عنوان فعل استفاده می کند.
استانداردهای ایزو از یک ساختار سطح بالا برای تشویق استفاده از سیستم های مدیریت یکپارچه استفاده می کنند. استاندارد راهنمای ایزو ۱۰۰۱۳ با طراحی و دامنه خود بر روی سیستم مدیریت کیفیت متمرکز شده است و از اصطلاحات ISO 9000:2015 استفاده می کند. با این حال، هیچ چیز استفاده از استاندارد ایزو ۱۰۰۱۳ را در سایر استانداردهای سیستم مدیریت منع نمی کند.
در نسخه قبلی استاندارد ایزو ۱۰۰۱۳، سلسله مراتبی از مستندات مانند کتابچه راهنمای کیفیت، رویه‌ها، دستورالعمل‌های کاری و فرم‌ها/چک لیست‌ها به عنوان روشی برای مستندسازی سیستم مدیریت کیفیت پیشنهاد شده است. این سند سلسله مراتب خاصی را تجویز نمی کند، اما نشان دهنده توانایی رسانه های الکترونیکی برای سازماندهی خود به طرق مختلف است. درک این نکته مهم است که در حالی که یک کتابچه راهنمای کیفیت یا نظامنامه کیفیت دیگر الزام نیست، هنوز هم می تواند مفید باشد، و بسیاری از استانداردهای خاص بخش هنوز به "دستورالعمل های کیفیت و رویه های مستند" نیاز دارند.
ویرایش جدید ایزو ۱۰۰۱۳
این ویرایش جدید ایزو ۱۰۰۱۳ شامل موارد زیر است:
- بررسی مفهوم کیفیت: در این ویرایش، مفهوم کیفیت به‌طور کامل بررسی شده است و تعریف جدیدی از کیفیت ارائه شده است.
- مدیریت کیفیت: روش‌ها و راهکارهای جدیدی برای مدیریت کیفیت در سازمانها ارائه شده است. این شامل برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و بهبود فرآیندهای کیفیت است.
- ارزیابی عملکرد: روش‌های جدیدی برای ارزیابی عملکرد سازمانها و ارزیابی تأثیر استانداردهای کیفیت در عملکرد سازمان ارائه شده است.
- بهبود مستمر: روش‌ها و راهکارهای جدیدی برای بهبود مستمر فرآیندهای کیفیت در سازمانها ارائه شده است.
- ارتباطات: روش‌ها و راهکارهای جدیدی برای بهبود ارتباطات داخلی و خارجی سازمانها ارائه شده است.
بندهای استاندارد ایزو ۱۰۰۱۳
- دامنه کاربرد: استاندارد ایزو ۱۰۰۱۳ راهنمایی برای توسعه و نگهداری اطلاعات مستند لازم برای پشتیبانی از یک سیستم مدیریت کیفیت موثر، متناسب با نیازهای خاص سازمان می دهد. استاندارد ایزو ۱۰۰۱۳ همچنین می تواند برای پشتیبانی از سایر سیستم های مدیریتی استفاده شود، به عنوان مثال. سیستم های مدیریت ایمنی و بهداشت محیطی یا شغلی
- مراجع هنجاری: به اسناد زیر به گونه ای در متن ارجاع داده شده است که برخی یا تمام محتوای آنها الزامات این سند را تشکیل می دهد. برای مراجع تاریخ، تنها نسخه ذکر می شود. داخلی و خارجی خود و افزایش رضایت مشتریان است.
- اصطلاحات و تعاريف: در این بند از استاندارد ایزو ۱۰۰۱۳ در مورد تعاریف واژگان و اصطلاحات صحبت می وشد.
- اطلاعات مستند یا مدون : در این بند از استاندارد در مورد اطلاعات مستند صحبت می شود.
4-1 کلیات
- 4-1-1 ساختار
- 4-1-2 تعاریف
- 4-1-3- محتوا
- 4-1-4 مقصود
- 4-1-5 مزایا
- 4-2 اطلاعات مدون نگهداری شده
- 4-2-1 دامنه سیستم مدیریت کیفیت
- 4-2-2 خط مشی کیفی
- 4-2-3- اهداف کیفیت
- 4-2-4- اطلاعات ضروری برای پشتیبانی از اجری سیستم مدیریت کیفیت و فرآیندهای آن
- 4-3 اطلاعات مستند حفظ شده
5.ایجاد و به روز آوری اطلاعات مستند: در این بند استاندارد ایزو 10013 در مورد نحوه طراحی و به روز آوری سیستم مستند صحبت می شود.
5-1 استقرار : پیاده سازی و استقرار اطلاعات مستند در این بند ایزو 10013 مطرح می شود.
5-1-1 کلیات
- 5-1-2 بکارگیری مراجع
- 5-1-3 مسئولیت‌ها برای ایجاد اطلاعات مستند
- 5-1-4 شناسایی و تشریح
- 5-1-5 فرمت و رسانه
- 5-1-6 بازنگری و تصویب
- 5-2 کنترل اطلاعات مستند
- 5-2-1 دسترسی
- 5-2-2 محافظت
- 5-2-3 توزیع، دسترسی، بازیابی و استفاده
- 5-2-4 ذخیره و نگهداری
- 5-2-5 به‌روزآوری اطلاعات مستند و کنترل تغییرات
- 5-2-6 حفظ و رسیدگی
پیوست الف ایزو 10013: مثال‌هایی از ساختارهای اطلاعات مستند
به طور کلی بندهای ایزو 10013:2021 شامل موارد زیر می‌شود:
- مقدمه: شامل توضیحات کلی درباره استاندارد و هدف اصلی آن است.
- محدوده: تعیین محدوده استاندارد و توصیفی از سازمان‌هایی که می‌توانند از این استاندارد بهره‌برداری کنند.
- اصول مدیریت ارتباطات: شامل اصول اساسی مدیریت ارتباطات است که سازمانها باید رعایت کنند.
- مدیریت ریسک ارتباطات: توضیح درباره روش‌ها و فرآیندهای مدیریت ریسک ارتباطات در سازمانها.
- برنامه‌ریزی و طراحی ارتباطات: شامل روش‌ها و فرآیندهای برنامه‌ریزی و طراحی ارتباطات در سازمانها.
- اجرا و عملکرد ارتباطات: توضیح درباره روش‌ها و فرآیندهای اجرا و عملکرد ارتباطات در سازمانها.
- ارزیابی و بهبود عملکرد ارتباطات: شامل روش‌ها و فرآیندهای ارزیابی و بهبود عملکرد ارتباطات در سازمانها.
- مدیریت منابع انسانی: توضیح درباره نیازمندی‌ها و فرآیندهای مدیریت منابع انسانی در سازمانها.
- مدیریت اطلاعات: شامل روش‌ها و فرآیندهای مدیریت اطلاعات در سازمانها.
- مدیریت ارتباط با مشتریان: توضیح درباره روش‌ها و فرآیندهای مدیریت ارتباط با مشتریان در سازمان